役所での文書管理の必要性|顧客や企業から信用されるには|ISO27001を利用する

顧客や企業から信用されるには|ISO27001を利用する

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役所での文書管理の必要性

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文書管理の必要性

情報公開法の制定以来、役所に対して情報開示請求が行われるようになりました。また、個人情報保護法の制定以来、保有する個人情報を適正に管理し、漏出することがないように義務づけられています。役所においては、民間の稟議書に相当する原議書により起案され、上長の決裁を得ることにより意思決定がなされていきます。このため、文書は、毎日毎日作成され膨大な量になっていきます。ここで、情報公開法に基づく開示請求があった場合に、その文書があるのかないのか、なければどうしたのかを回答しなければなりません。しかし、文書がきちんと分類、整理、管理されていなければ、請求があった目的の文書を探し出すのに膨大な時間を要してしまいます。また、役所ではかつての前例を調べることが多くありますが、その際に前例になる文書があるのかないのかさえわからないまま書庫で探すのは大変です。そこで、文書管理システムが必要となります。文書管理システムの導入により検索に費やす時間を大幅に短縮できます。

文書システムの該当

情報公開法に基づき、役所は保有する文書をリスト化しなければなりません。このリストを見て、一般市民は役所に聞きたい事項に該当する文書を特定し開示請求を行います。あるいは、文書の件名ではわからない場合は、文書の内容を伝えて、開示請求をすることになります。このため、文書管理システムは、適切な分類を設定するとともに、文書の概要まで記録できる機能を持ち、これらから検索できる機能を実装させる必要があります。開示請求に対応するだけではなく、業務に必要な文書の検索時間が短縮されることで効率化が図れます。また、文書管理規程に基づき、保管年限を設定することによって、廃棄が必要な文書の選定も容易になります。ライフサイクルが終わった文書を、定期的に廃棄することで書庫のスペースも維持できます。これらが文書管理システムの効果です。